POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Grupo Distribuna S.A.S
- INTRODUCCIÓN
La Ley 1581 de 2.012 desarrolló “el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”. Este derecho constitucional conocido como habeas data, confiere a los ciudadanos la posibilidad de decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos y, en ese orden de ideas, la ley 1581 de 2.012 consagra mecanismos y garantías que permiten el pleno ejercicio del mencionado derecho. En cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2.012, GRUPO DISTRIBUNA SAS, en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus clientes, proveedores y colaboradores, ha adoptado las siguientes Políticas de Tratamiento de la Información, para garantizar que el tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles se ajuste a las disposiciones legales vigentes.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS GRUPO DISTRIBUNA SAS, debidamente autorizada para funcionar como Empresa distribuidora de conocimiento e instrumentos médicos en diferentes formatos y tecnologías, avalada por la Cámara de Comercio de Bogotá, identificada con NIT. 800152591-5 y domicilio principal en Bogotá D.C. (Carrera 9b # 117ª – 05 / 2132379), es responsable del Tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus clientes, proveedores y colaboradores, sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.
- POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GRUPO DISTRIBUNA SAS en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales y datos personales sensibles de clientes, proveedores y colaboradores, en adelante los titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial) aplicando las siguientes políticas:
- GRUPO DISTRIBUNA SAS, está comprometida en suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual, cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.
- La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular.
- Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles, sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgo la autorización.
- GRUPO DISTRIBUNA SAS, como Entidad privada, conforme a su objeto social administra información confidencial, en tal virtud, la solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales y datos personales sensibles y/o de su supresión, de los datos registrados en nuestras bases de datos y/o archivos, no será procedente cuando el titular que así lo solicite, tenga el deber legal o contractual de permanecer en ellas.
- GRUPO DISTRIBUNA SAS, solicitará a sus prestadores, colaboradores y proveedores, los datos personales y datos personales sensibles necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial). La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.
- El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los clientes de GRUPO DISTRIBUNA SAS, tendrá la siguiente finalidad:
- Inscripción y participación de los diferentes cursos.
- Autorización para el acceso a los servicios de salud.
- Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
- Evaluación de la calidad de los productos y servicios ofrecidos por GRUPO DISTRIBUNA SAS, la cual podrá efectuarse por cualquiera de los medios de contacto informados al cliente en su vinculación con la empresa.
- Para el envío de información, a través de Email, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación sobre los diferentes servicios y productos que desarrolla la compañía, así como las actividades administrativas y comerciales que desarrollan.
- Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
- En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de GRUPO DISTRIBUNA SAS.
- El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los colaboradores de GRUPO DISTRIBUNA SAS, tendrá la siguiente finalidad:
- Realización del proceso de selección de personal de acuerdo a su aptitud para un cargo o tarea.
- Establecer una relación contractual.
- Ofrecerle oportunidades de capacitación.
- Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar y salud ocupacional. Cumplir el proceso de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación).
- Efectuar el proceso de Remuneración.
- Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual.
- Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
- En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.
- El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los prestadores y proveedores (personas naturales) de GRUPO DISTRIBUNA SAS, tendrá la siguiente finalidad:
- Realizar la vinculación contractual.
- Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
- Publicar servicios en el portal GRUPO DISTRIBUNA SAS en línea.
- Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
- DERECHOS DEL TITULAR
El titular de los datos personales y datos personales sensibles tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable de la base de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Ser informado por el Responsable de la base de datos, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la base de datos, el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área de servicio al usuario como responsable en adelantar las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del titular, atenderá y gestionará las solicitudes por medio del correo electrónico servicioalcliente@libreriamedica.com o a través de la línea 2132379 en Bogotá. Los colaboradores en su calidad de titulares de los datos personales y datos personales sensibles, podrán gestionar sus consultas o reclamos a través del área de gestión humana de GRUPO DISTRIBUNA SAS.
- PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR (CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN)
- Las consultas o reclamos deberán ser presentadas por el titular de los datos o por su representante legal. En consecuencia, GRUPO DISTRIBUNA SAS, se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario, a través de los medios que tenga establecidos.
- La solicitud debe contener la información personal requerida (Nombre y datos de contacto para recibir la respuesta), la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos para ejercer su derecho como titular.
- GRUPO DISTRIBUNA SAS dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.
- Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- VIGENCIA
La presente política rige a partir del 01 julio del 2013 y su vigencia estará supeditada a la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica del GRUPO DISTRIBUNA SAS.